Polityka Prywatności i Regulamin

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Smart Asystenci z siedzibą w Toruniu, Polska. Szanujemy Twoją prywatność i dokładamy wszelkich starań, aby Twoje dane osobowe były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO).

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail: wspolpraca@smart-asystenci.pl

2. Jakie dane zbieramy

Zbieramy następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu
• Dane firmy: nazwa firmy (opcjonalnie)
• Dane komunikacyjne: treść zapytań i wiadomości
• Dane głosowe: nagrania rozmów z AI recepcjonistą (w większości anonimizowane)
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny (poprzez Google Tag Manager)

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:

• Udzielenie odpowiedzi na zapytania kontaktowe (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes)
• Realizacja umowy o świadczenie usług (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
• Obsługa klienta przez AI recepcjonistę, w tym przetwarzanie nagrań głosowych w celu zapewnienia jakości usług, analizy i rozwoju systemu (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• Wypełnienie obowiązków prawnych (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
• Marketing bezpośredni (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes)
• Analiza ruchu i zachowania użytkowników na stronie (podstawa: Twoja zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

4. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Dostawcy usług technicznych i IT (hosting, serwery)
• ElevenLabs - dostawca technologii AI do przetwarzania głosu, przechowujący nagrania rozmów w celu świadczenia usług AI recepcjonisty (dane w większości anonimizowane)
• Dostawcy usług analitycznych (Google Analytics poprzez GTM)
• Dostawcy usług księgowych i prawnych

Wszystkie podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu są odpowiednio zobowiązane do zachowania poufności i przetwarzania danych zgodnie z RODO. ElevenLabs jako podmiot przetwarzający dane działa na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i zobowiązany jest do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa zgodnych z RODO.

5. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług ElevenLabs, Twoje dane głosowe mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych Ameryki, gdzie ElevenLabs ma siedzibę. Transfer danych odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework, co zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami RODO.

6. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

System AI recepcjonisty automatycznie przetwarza dane głosowe w celu prowadzenia rozmów i obsługi zapytań. Przetwarzanie to nie stanowi profilowania w rozumieniu art. 22 RODO, ponieważ nie prowadzi do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osoby dzwoniące. System AI służy wyłącznie do obsługi zapytań informacyjnych, rezerwacji i przekazywania informacji.

7. Okres przechowywania danych

Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w tym:

• Zapytania kontaktowe: do czasu udzielenia odpowiedzi i zakończenia sprawy
• Nagrania rozmów z AI recepcjonistą: maksymalnie 60 dni od momentu nagrania w systemie ElevenLabs, po czym są automatycznie usuwane (dane w większości anonimizowane)
• Realizacja umowy: przez okres trwania umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa (np. przepisy podatkowe - do 5 lat)
• Marketing: do momentu wyrażenia sprzeciwu lub wycofania zgody

Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane z naszych systemów oraz systemów podmiotów przetwarzających (w tym ElevenLabs), chyba że ich dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.

8. Twoje prawa

Masz prawo do:

• Dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO)
• Sprostowania (poprawiania) swoich danych (art. 16 RODO)
• Usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") (art. 17 RODO)
• Ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO)
• Przenoszenia danych (art. 20 RODO)
• Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO)
• Wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO)
• Wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych)

W celu realizacji swoich praw, skontaktuj się z nami pod adresem: wspolpraca@smart-asystenci.pl

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa Twoich danych osobowych, w tym ochrony przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

10. Cookies i technologie śledzące

Nasza strona wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie (w tym Google Tag Manager) w celu analizy ruchu, personalizacji treści i zapewnienia prawidłowego działania strony. Możesz zarządzać ustawieniami cookies w swojej przeglądarce. Szczegółowe informacje znajdziesz w polityce cookies Twojej przeglądarki.

11. Zmiany w Polityce Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. O wszelkich zmianach będziemy informować na tej stronie. Zalecamy regularne przeglądanie tej strony w celu zapoznania się z aktualnymi informacjami.

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z usług świadczonych przez Smart Asystenci ("Usługodawca") z siedzibą w Toruniu, oraz prawa i obowiązki Usługodawcy oraz Klientów ("Klient", "Użytkownik").

2. Definicje

• Usługa - usługa AI recepcjonisty telefonicznego świadczona przez Usługodawcę
• Usługi dodatkowe - chat bot na stronie, voice bot na stronie, automatyzacja procesów biznesowych
• Platforma - system informatyczny umożliwiający świadczenie Usług
• Umowa - umowa o świadczenie Usług zawarta między Usługodawcą a Klientem
• Plan - wybrany przez Klienta wariant Usługi (Starter, Professional, Enterprise)
• Klient końcowy - osoba dzwoniąca na numer obsługiwany przez AI recepcjonistę

3. Zawarcie umowy

Umowa zostaje zawarta w momencie akceptacji oferty przez Klienta po przeprowadzeniu procesu konsultacji i konfiguracji. Szczegóły procesu wdrożenia obejmują:

• Wstępny kontakt i analiza potrzeb
• Dobór odpowiednich narzędzi i funkcjonalności
• Przedstawienie koncepcji i założeń asystenta
• Implementacja i testy wewnętrzne
• Przekazanie do testów w firmie Klienta
• Przepięcie numeru i uruchomienie produkcyjne

4. Okres próbny

Usługodawca oferuje bezpłatny okres próbny bez zobowiązań, który obejmuje 14 dni lub 200 minut rozmów, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej. W okresie próbnym Klient może przetestować wybrane funkcjonalności Usługi. Po zakończeniu okresu próbnego, Klient może zdecydować o kontynuacji usługi zgodnie z wybranym Planem lub rezygnacji bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

5. Płatności i rozliczenia

Zasady płatności:

• Opłata miesięczna zgodna z wybranym Planem jest płatna z góry
• Dodatkowe minuty rozmów ponad limit są rozliczane według stawki określonej w Planie
• Przekierowanie rozmowy na recepcję podlega dodatkowej opłacie: 0,13 zł/min (Starter), 0,12 zł/min (Professional), 0,10 zł/min (Enterprise)
• W przypadku przekroczenia limitu jednoczesnych połączeń (2/3/5 w zależności od Planu), dodatkowe połączenia są naliczane w podwójnej stawce
• Faktury VAT są wystawiane zgodnie z przepisami prawa polskiego
• Płatności dokonywane są przelewem bankowym lub inną metodą uzgodnioną z Usługodawcą

6. Obowiązki Klienta

Klient zobowiązuje się do:

• Podania prawdziwych i aktualnych danych
• Korzystania z Usługi zgodnie z jej przeznaczeniem i obowiązującym prawem
• Zabezpieczenia danych dostępowych do Platformy
• Współpracy przy wdrożeniu i konfiguracji Usługi
• Terminowego regulowania płatności
• Poinformowania swoich klientów końcowych o tym, że rozmowy są nagrywane i przetwarzane przez system AI

7. Obowiązki Usługodawcy

Usługodawca zobowiązuje się do:

• Świadczenia Usługi zgodnie z wybranym Planem i specyfikacją
• Zapewnienia dostępności Platformy 24/7 z wyłączeniem przerw technicznych
• Ochrony danych Klienta zgodnie z RODO
• Wsparcia technicznego zgodnie z SLA określonym w Planie
• Dostosowywania funkcjonalności na podstawie uzasadnionych wniosków Klienta

8. Dostępność i przerwy techniczne

Usługodawca dołoży wszelkich starań, aby zapewnić ciągłość działania Usługi. W przypadku planowanych przerw technicznych, Klient zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy wynikające z działania siły wyższej, awarii systemów zewnętrznych lub działań osób trzecich.

9. Rozwiązanie umowy

Każda ze stron może rozwiązać Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Usługodawca zastrzega sobie prawo do natychmiastowego rozwiązania Umowy w przypadku:

• Rażącego naruszenia postanowień Regulaminu przez Klienta
• Opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni
• Wykorzystywania Usługi w sposób niezgodny z prawem

10. Odpowiedzialność

Usługodawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe świadczenie Usługi w zakresie określonym w Umowie. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• Skutki błędnej konfiguracji ze strony Klienta
• Działanie systemów zewnętrznych poza kontrolą Usługodawcy
• Utracone korzyści lub szkody pośrednie
• Działania osób trzecich, w tym klientów końcowych Klienta
• Błędne lub niepełne odpowiedzi generowane przez system AI - system AI może popełniać błędy i nie zastępuje profesjonalnych porad prawnych, medycznych ani innych specjalistycznych
• Decyzje podjęte przez klientów końcowych na podstawie informacji przekazanych przez AI recepcjonistę

Uwaga: AI recepcjonista jest narzędziem wspomagającym obsługę klienta i może generować odpowiedzi zawierające nieścisłości. Klient jest odpowiedzialny za weryfikację krytycznych informacji przekazywanych przez system.

11. Poufność i przetwarzanie nagrań

Obie strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji poufnych uzyskanych w trakcie współpracy. W zakresie przetwarzania nagrań rozmów:

• Nagrania rozmów z AI asystentem są w większości anonimizowane w celu ochrony danych osobowych
• Nagrania są przechowywane w systemie ElevenLabs przez maksymalnie 60 dni, po czym są automatycznie usuwane
• Nagrania są dostępne w panelu klienta wyłącznie dla celów zapewnienia jakości usług, analizy i rozwoju systemu
• Dostęp do nagrań jest ograniczony wyłącznie do uprawnionych pracowników Klienta oraz Usługodawcy w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych powyżej
• Dane nie są przechowywane dłużej niż to konieczne i są przetwarzane zgodnie z wymogami RODO

12. Modyfikacje i dostosowania

Klient może zgłaszać wnioski o modyfikacje funkcjonalności AI asystenta. Usługodawca podchodzi do każdej sprawy indywidualnie i w miarę możliwości dostosowuje rozwiązanie do potrzeb Klienta. Dodatkowe modyfikacje mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami, które zostaną uzgodnione przed implementacją.

13. Zmiany Regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie. O planowanych zmianach Klienci zostaną poinformowani z 30-dniowym wyprzedzeniem. Kontynuowanie korzystania z Usługi po wejściu w życie zmian oznacza akceptację nowego Regulaminu.

14. Prawo właściwe i rozstrzyganie sporów

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego. Ewentualne spory wynikłe z wykonania Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.

15. Prawa własności intelektualnej

Wszelkie prawa własności intelektualnej do systemu AI recepcjonisty, w tym kod źródłowy, algorytmy, modele głosowe i interfejs użytkownika, pozostają wyłączną własnością Usługodawcy. Klient otrzymuje niewyłączną, niezbywalną licencję na korzystanie z Usługi wyłącznie w zakresie określonym w Umowie, na czas trwania Umowy.

Klient nie ma prawa do kopiowania, modyfikowania, rozpowszechniania ani tworzenia dzieł pochodnych na podstawie systemu AI bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy.

16. Postanowienia końcowe

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2025 roku. Kwestie nieuregulowane Regulaminem regulują odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz innych właściwych ustaw prawa polskiego.